企业合同管理存在的问题及解决对策

一、存在的问题

（一）合同签订方面

1. 条款不严谨
   • 部分企业在合同签订时，条款表述模糊，容易引起歧义。例如对于交货时间只写“尽快”，缺乏明确的日期界定，这可能导致后续的纠纷。
2. 缺乏法律审查
   • 很多企业没有专业的法务人员对合同进行审查，使得合同存在法律风险。如一些合同中的违约责任条款不符合法律规定，无法有效保障企业权益。

（二）合同执行过程中

1. 跟踪不到位
   • 企业往往没有建立有效的合同执行跟踪机制。对于合同中的各项任务和交付成果没有及时监控，导致一些项目延误时不能及时发现并采取措施。
2. 变更管理混乱
   • 当合同需要变更时，没有规范的流程。各部门之间沟通不畅，变更的内容没有及时以书面形式确定，容易引发双方的争议。

（三）合同归档管理

1. 资料不完整
   • 合同归档时可能缺少一些关键的附件，如双方的资质证明文件、往来函件等，不利于日后查询和纠纷处理。
2. 检索不便
   • 归档后的合同缺乏科学的分类和索引，查找一份合同往往需要花费大量时间，降低了工作效率。

二、解决对策

（一）合同签订

1. 规范条款
   • 企业应制定合同模板，明确各项条款的标准表述，特别是关键条款如交货期、质量标准、价格等要精确界定。
2. 建立法律审查制度
   • 聘请专业法务人员或者与律师事务所合作，对合同进行全面的法律审查，确保合同符合法律法规，降低法律风险。

（二）合同执行

1. 建立跟踪体系
   • 利用项目管理软件等工具，对合同执行情况进行实时跟踪，明确各阶段的任务责任人、时间节点，定期进行检查和汇报。
2. 规范变更流程
   • 设立专门的合同变更管理流程，变更需求由相关部门提出后，经过多部门协商，以书面形式确定变更内容，并及时通知合同各方。

（三）合同归档

1. 完善归档资料
   • 明确合同归档时所需的资料清单，在合同履行过程中及时收集和整理相关文件，确保归档资料的完整性。
2. 优化检索系统
   • 对合同进行科学分类，建立电子索引数据库，方便快速准确地查找合同。

一个企业的经营成败与合同和合同管理有密切关系。因此，必须十分重视合同及合同管理。本文围绕近年来建筑施工合同管理实践中暴露出来的常见问题，进行深入分析，并提出治理对策，目的是有针对性地加强建筑施工企业的合同管理，维护企业的合法权益。
    一、建筑企业合同管理中存在的主要问题
    （一）合同签订阶段的问题
    合同签订阶段的问题，常见的有：
    1.合同主体不当。合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。这里要防止两种倾向：一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，这也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。
    2.合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说，合同讲究咬文嚼字。
    3.合同条款挂一漏万。就是不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常见遗漏的部分往往是违约责任。一旦发生违约，在合同中没有写明如何处理违约的条款，就无法追究责任。
    4.只有从合同而无主合同。主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”。
    5.违反法律法规签订无效合同。《合同法》第52条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。目前不少建筑企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的，实质也是无效合同。
    6.境外合同文本的疑问。我国加入WTO后，有些合同使用境外文本。由于国情不同、语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文本存在不少疑问。对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，弄清其含义，或堵塞其漏洞，以免造成损失。
    （二）合同履约阶段的问题
    1.应当变更合同的没有变更。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的实现。作为承包方的建筑施工企业，更重要的是维护自己的合法权益，其关键在于合同变更要及时。
    2.应当发出的书函（会议纪要）未发。在履约过程中及时发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种招数，可惜这一点往往被忽视，结果施工企业受到惩罚。《建设工程施工合同（示范文本）》把双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分，因此必须给予足够重视。
    3.应当签证确认的未办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为。但有些建筑公司的现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，常因无法举证而败诉。
    4.应当追究的却过了诉讼时效。建筑企业被拖工程款的情况相当严重，但因没有及时诉诸法律，当起诉时已超过两年的诉讼期，无法挽回损失。超过诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。
    5.应当行使的权力没有行使。《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数建筑公司不会行使。发包方不按合同约定支付工程进度款，建筑公司可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。
    6.证据（资料）的法律效力未能得到足够重视。并不是所有的书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。
    二、解决建筑企业合同管理中存在问题的主要对策
    （一）提高合同管理人员素质
    提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，可从下述四方面着手：
    1.选好人员。企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。在选拔过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上。
    2.组织好在职学习。可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，使其在岗位成才。
    3.选送有关院校深造。每个企业都应培养较为出类拔萃的合同管理人员，企业要舍得花钱进行智力投资。
    4.建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。
    通过以上途径，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、语文水平和业务能力。
    （二）建立和健全企业的合同管理体系
    主要是建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络。
    组织网络，是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构（包括专职机构和兼职机构），使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。
    制度网络，一是指企业要就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循；二是指企业各层次都应有自己的合同管理制度。建立和健全建筑施工企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。
    合同管理的组织网络和制度网络，构成企业合同管理体系。体系的动作，必须通过定期的检查来保证。要检查合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要。对不适应部分进行必要调整，不断完善。
    （三）积极参加“重合同、守信用”活动，提高企业合同管理水平
    “重合同守信用”活动，是工商行政管理部门根据《合同法》的诚实信用原则开展起来的，目的是提高合同履约率，维护市场秩序和经济秩序。企业应主动、积极参与“重合同、守信用”活动，营造“重合同、守信用”的氛围。 来源: 《建筑中文网》.

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